Jobba med oss
i Norrköpings kommun

När tre blir ett

Förändring kan vara välgörande, men också smärtsam. När tre kontor slogs samman till det nya samhällsbyggnadskontoret sattes medarbetarskapet på prov. Delaktighet, Engagemang och Transparens var ledorden för att få med sig alla i processen.

Det var på ett stormöte på Renströmmen i slutet på januari 2018 som kommundirektör Martin Andreae presenterade planerna: Stadsbyggnadskontoret, tekniska kontoret och bygg- och miljökontoret skulle slås ihop till det nya, stora samhällsbyggnadskontoret.

Driftingenjören Marie Engström jublade inte. Det hade gått ungefär en månad sedan tekniska kontoret avslutat sin omorganisation där delar av kontoret, bland annat Maries avdelning, flyttades från Rosen till Bangårdsgatan. En operation som inte hade genomförts på ett helt lyckat sätt, tyckte Marie.

–Vi var väldigt tajta, och flera i gruppen var nya. Jag hade inga bra erfarenheter av omorganisationer och många hade inte varit med om någon omorganisation någonsin. Då tappades många medarbetare, eftersom man missade de mjuka värdena. Många var arga, en del ledsna medan vissa tyckte att det skulle bli kul. Och då förstod vi inte varandra, säger hon.

Byggarbetare på byggarbetsplats

Delaktighet, engagemang, transparens

Per Sandler, projektledare för skapandet av samhällsbyggnadskontoret, har stor förståelse om vissa på tekniska kontoret suckade när beskedet om den nya omorganisationen kom. Och han var mycket medveten om att han behövde ha medarbetarna med sig för att genomföra projektet på ett lyckat sätt.

Det första steget var att kontorscheferna, styrgruppen för projektet, satte ihop en projektgrupp med två personer från varje av de tre kontoren som skulle slås ihop.

–Då kunde vi säga: ”de här gör jobbet, de är ansvariga”. Sen slog vi direkt fast våra tre ledord: Delaktighet, Engagemang, Transparens. De har genomsyrat arbetet hela tiden, säger Per.

Tät kommunikation

Inte minst transparensen var viktig för att bygga förtroende och delaktighet. Tre kommunikatörer fick i uppdrag att ägna delar av sin arbetstid åt omorganisationen. Det resulterade i regelbunden information i form av täta nyhetsbrev och en särskild plats på intranätet.

–Det var avgörande för att det skulle fungera så bra som det gjorde, säger Per.

Projektgruppen gjorde också en tidig riskanalys som samtliga arbetsplatser fick delta i och hade regelbunden samverkan med fackklubbarna. Per åkte tillsammans med stadsbyggnadsdirektör Hans Revenhorn på en turné där de träffade alla medarbetare.

–Det var väldigt värdefullt. De fick ett ansikte på oss, och vi ett ansikte på dem. Vi fick se deras vardag och alla fick veta vilka vi var.

Öppna dörrar och stort tak

Marie Engström håller med om att den stora omorganisationen fungerade betydligt bättre än den hon tidigare gått igenom. För en så stor arbetsplats som Norrköpings kommun är det svårt med total delaktighet, men hon tror att medarbetarna fick vara så delaktiga som var möjligt.

–Jag tycker nog att de lyckades kommunicera varför vi behövde bli ett stort kontor. Dörrarna öppnas mer när vi är under ett och samma tak. Sen är frågan om taket blir för stort, så att det blir för långt mellan väggarna.

Att tekniska kontoret redan genomgått sin flytt gjorde också att Marie och hennes avdelning påverkades mindre än kollegorna på Rosen, tror hon.

–Jag vet att det fanns medarbetare som var jätteledsna. Varför ska vi göra det här igen? Var ska jag sitta? Vem får jag som chef? Vi är ändå här åtta timmar om dagen. Då är det viktigt att man trivs.

Efter mycket knådning, hela tiden i samverkan med berörda arbetsplatser, samlades så till ett nytt stormöte i augusti 2018. Där presenterades den nya organisationen.

–Det blev ingen stark reaktion. Allt krut vi lagt ner på att skapa deltagande gjorde att det inte blev så dramatiskt. Det blev större intresse när vi ett par månader senare presenterade alla chefer, som fått söka om sina tjänster, säger Per.

Han är väldigt nöjd med gensvaret han fått från medarbetarna under hela processen.

–Personalen var engagerad och gensvaret var bra och seriöst. Vi hade bra resonemang hela tiden, säger han.

Utvärderingen får vänta

Om Marie Engström får önska sig något är det möjligen ett bättre gehör för människors känslor.

–Kanske skulle vi ha med någon som är professionell på just den biten. Det kan bli fel om man inte är på samma ställe känslomässigt, säger hon, men tillägger:

–Nu har vi det jättebra. Allt blir ju bra till slut. Det var bara lite guppigt på vägen dit.

Per Sandler vill inte recensera den nya organisationen ännu.

–Ett viktigt budskap var att det skulle vara business as usual, och så har det blivit: produktionen har rullat på. Allmänheten bryr sig ju inte om hur vi organiserar oss. Men jag tycker att det ska gå i alla fall ett år innan vi tar utvärderingsfrågan.

Samhällsbyggnadskontoret

  • Från 1 januari 2019 verkar det nya samhällsbyggnadskontoret, som en sammanslagning av tidigare verksamheter inom bygg- och miljökontoret, stadsbyggnadskontoret och tekniska kontoret.
  • Cirka 400 anställda arbetar på det nya kontoret, fördelade på åtta avdelningar med sammanlagt 24 enheter.
  • Målet med sammanslagningen är att bli ännu bättre på att uppnå en samordnad och effektiv samhällsbyggnadsprocess, enligt kommundirektör Martin Andreae. Något som är extra viktigt inför kommande utmaningar, med bostadsbyggande, Ostlänken, Resecentrum, Butängen och Inre hamnen.