Jobba med oss
i Norrköpings kommun

Med dialogen i centrum skapas kommunikation

Josefine och Karina sitter vid ett bord med en dator och några broschyrer

Norrköpings kommuns kommunikationsavdelning har ansvar för att hålla 140 000 invånare, 11 000 medarbetare på 900 arbetsplatser informerade om allt som händer i kommunen – och värna den öppna, ömsesidiga dialogen.

Att kommunicera information inom en organisation har alltid gjorts. Men yrket som kommunikatör är relativt nytt. Det motsvarar det som förr kallades informatör. Skillnaden är att kommunikatör bättre signalerar hela det spektra som kommunikation är.

Ordet kommunikation betyder ömsesidigt utbyte. Arbetet på en kommunikationsavdelning innefattar därför både att ta emot information och om att kommunicera utåt. Därför står dialogen i centrum och det är precis det som kännetecknar en kommunikativ organisation. Att kommunikationen inte ses som en separat verksamhet utan som en självklar, integrerad del av hela organisationens arbete.

Det kan låta luddigt men är egentligen ganska tydligt. Karina Rosberg Larsson och Josefine Johansson arbetar som kommunikationsstrateger på kommunikationsavdelningen och de berättar gärna om de utmaningar och fördelar som finns med kommunikationsarbetet.

– Jag brukar säga att vi berättar om vad andra gör. Vi kommunicerar till 140 000 kommuninvånarna om vad 11 000 medarbetare gör inom kommunen men vi berättar också om det internt i organisationen, säger Karina.

Lång lista

Kommunikationsavdelningen centraliserades 2014. Samtliga kommunikatörer samlades under samma tak och under samma chef. Men frågorna skiljer sig åt; samhällsbyggnad, välfärd, personalfrågor, näringsliv och mediarelaterad verksamhet är bara några av de delar som surrar bakom avdelningens dörr i rådhuset.

– Vårt huvuduppdrag som kommunikationsavdelning är att se till att kommuninvånarna får relevant, korrekt och aktuell information utifrån behov. Här är klarspråk ett viktigt verktyg för oss. Därför jobbar vi målgruppsanpassat för att få fram rätt information. Det gör vi genom att använda oss av våra olika kanaler så som sociala medier, pressutskick och pressträffar, vår externa webb, vårt intranät men också genom medborgardialog som bjuder in kommuninvånarna till delaktighet, berättar Karina som arbetar med kommunikation inom kommunstyrelsens kontor.

Punktar man upp kommunikationsarbetet blir det en gedigen lista. Det övergripande strategiska arbetet får stor plats men det finns en hel del operativt arbete också som omvärldsbevakning, nyheter internt och externt, trycksaker som broschyrer och affischer och givetvis krishantering vid plötsliga eller dramatiska händelser.
– Demokrati och transparens genomsyrar hela vår verksamhet så vid exempelvis en kris prioriterar vi de kommunikationsinsatser som krävs för att nå ut med viktig och relevant information, berättar Josefine som arbetar som kommunikatör mot socialkontoret. Vid en krishändelse arbetar kommunikatörerna i nära samarbete med pressenheten som också är en del av kommunikationsavdelningen.
– Vi har alltid ett gott samarbete med verksamheten och både telefonen och mejlen går varm när vi arbetar med kriser, säger Josefine.

Många uppdragsgivare

Josefine har haft en plats på kommunikationsavdelningen sedan september 2016 och har sedan dess främst jobbat för socialkontoret. Hennes chef är kommunikationsdirektören, men hon sitter också i ledningsgruppen för socialkontoret. Samtidigt som hon jobbar med uppdrag från socialkontoret arbetar hon också med andra kommunikativa uppdrag inom kommunen utifrån sin kompetens. Hon ritar upp sin arbetssituation som en cirkel där uppdragen kan komma från alla håll.

– Så vill jag att det ska vara! Jag vill vara nära verksamheten. Sen tar jag hjälp av mina kommunikatörskollegor för att brainstorma om bästa lösningen på uppdragen.

Lyckad kommunikationsinsats

Josefine berättar om när familjehemsenheten kom till henne och akut behövde nya familjehem till tio syskonpar. Hon gjorde en snabb kommunikationsinsats, och såg till att den gick hand i hand med årsstrategin.

– Sen kom de och sa att nu har vi tio nya potentiella familjehem. Det är ju ett jättebra resultat. Jag blir glad och varm i hjärtat när jag ser att jag har gjort skillnad som kommunikatör.

– När vi gör insatser som leder till resultat blir efterfrågan internt större. Vi har väldigt högt tryck på oss. Det är roligt att medarbetarna förstår att vår hjälp kan göra skillnad, säger Karina.

Aktiva medarbetare

Att en organisation likt Norrköpings kommun är kommunikativ är viktigt men svårt. En förutsättning är att chefer har ett kommunikativt förhållningssätt men också att medarbetarna är aktiva och intresserade av sin arbetsplats. Detta kan göras på APT:er men även andra forum som till exempel i grupper på intranätet.

– Att man som medarbetare får utrymme att bolla idéer och komma med åsikter gör att arbetsplatsen utvecklas. Vi som kommunikationsstrateger kan hjälpa till med verktyg som leder till att vi får konstruktiva dialoger här på jobbet, att vi får ett klimat som främjar ömsesidig kommunikation, säger Josefine.

Karina och Josefine är överens om att Norrköpings kommun är en kommunikativ organisation och att de har väldigt fina jobb.

– Det här är det roligaste jobbet jag har haft, det känns som att man gör skillnad, säger Karina.

– Och vi har ett så viktigt uppdrag: att finnas till för Norrköpingsborna. Jag är fantastiskt glad att jag jobbar här, säger Josefine.

Faktaruta: Den kommunikativa organisationen

I februari 2019 presenterades slutrapporten för det stora forskningsprojektet ”Den kommunikativa organisationen” från Lunds universitet. Där definieras den kommunikativa organisationen så här:

”En kommunikativ organisation har ständigt kommunikation på agendan. Det finns i organisationen en utbredd förståelse för att kommunikation är en förutsättning för en organisations existens, måluppfyllelse och framgång. Ett genomtänkt och välfungerande kommunikationssystem är grundläggande. I den kommunikativa organisationen värdesätts olika röster och det existerar ett aktivt lyssnande för att organisationen ska kunna utvecklas, anpassas till förändringar och leda utvecklingen. Dialogen värdesätts som ett medel för att uppnå tillräcklig ömsesidig förståelse för att kunna handla klokt. Chefer och medarbetare har kommunikativ kompetens och tar ansvar för kommunikationen. Organisationskulturen ligger i linje med organisationens verksamhetsmål och är ett stöd för medarbetarna i deras kommunikativa uppdrag. Kommunikatörerna är kommunikationsexperter, omvärldsanalytiker och driver utvecklingen av organisationens kommunikation.”

Källa: Mats Heide, Charlotte Simonsson, Howard Nothhaft, Rickard Andersson, Sara von Platen: ”Den kommunikativa organisationen – slutrapport”